Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2020

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2020

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2020 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.).

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.

1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 . Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. »

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Многие не знают, что при работе за компьютером тоже нужно соблюдать правила охраны труда (если человек сидит более 4 часов за рабочую смену). Обязательно разработайте инструкции, ознакомьте и дайте на подпись.

Рекомендуем прочесть:  Карта Москвича Кому Полагается 2020

Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.)

Кадровое делопроизводство с нуля

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Документы в кадрах обязательные

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2020 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Кадровое делопроизводство 2020

• полное и сокращенное наименование организации; • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»; • дата составления; • утверждающая виза руководителя с датой;

• в конце — фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые — остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Кадровое делопроизводство «с нуля»

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Рекомендуем прочесть:  Стоимость Выписки Из Егрп Для Юридических Лиц 2020

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Новое в кадровом делопроизводстве в 2020 году

Минтруд РФ с 2020 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровый документооборот затронул такие процессы, как:

На основании изменений, внесенных в ТК РФ законом от 03.10.2020 № 353-ФЗ, работающие россияне с 1 января 2020 года смогут раз в три года получать оплачиваемый день для прохождения диспансеризации.

Работникам предпенсионного возраста работодатель обязан ежегодно предоставлять для этих целей два дня.

Закон гарантирует сохранение рабочего места и среднего заработка за сотрудником, проходящим медицинское диспансеризационное обследование.

Обязательная кадровая документация

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем.

Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н . ———————————

Какие журналы должны быть в отделе кадров обязательно 2020

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Какие журналы должны быть в отделе кадров обязательно 2020». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

* организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации * номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Перечень необходимых кадровых документов

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: — журнал регистрации трудовых договоров; — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; — журнал регистрации приказов о командировках работников; — журнал регистрации командировочных удостоверений; — журнал регистрации служебных заданий; — журнал регистрации локальных нормативных актов; — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; — журнал выдачи справок по личному составу; — журнал учета больничных листов;

— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Документация по личному составу

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Рекомендуем прочесть:  Квр 119 Расшифровка На 2020 Год

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1).

Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя.

Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Основные кадровые документы

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2020 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

Ежеквартальные отчеты

• место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
• регистрационный номер организации в ПФР;
• выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
• дату приема;
• наименование должности (специальности, профессии);
• уровень квалификации (разряда, класса, категории);
• сведения о переводах на другую работу;
• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников. По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу.

Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение.

А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Без них не обойтись

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Обязательные кадровые документы в организации 2020 года: список и нюансы хранения

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2020 году

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Штрафы за несвоевременную отчетность

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
• № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
• № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
• № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве.

Виды журналов по учету кадров

В кадровом делопроизводстве широко используются журналы по кадрам. Они нужны для хранения и учета документов, а также могут быть востребованы в случае спора между работодателем и работником как дополнительное доказательство своевременности издания документа.

Вам также может понравиться

Какие журналы должны быть в организации обязательном порядке 2020

Перечень журналов по охране труда, которые должны быть в организации в 2020 году Поскольку охрана труда на предприятии является системой, обеспечивающей сохранность жизни и здоровья персонала в процессе трудовой деятельности, она регламентируется рядом документов.

• Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
• Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв.

Особенности кадрового делопроизводства

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Рекомендуем прочесть:  Пункты Продажи Проездных Для Пенсионеров В Туле

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

1. Изучение актуальных нормативов.
2. Определение списка требуемых документов.
3. Составление плана дальнейшей работы организации.
4. Определение ответственных за документы лиц.
5. Формирование штатного расписания.
6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
7. Определение законности режима труда на предприятии.

Обязательные кадровые документы в организации 2020

• название организации;
• название самого акта;
• регистрационный номер и дату;
• место составления;
• текст распоряжения или приказа;
• подпись руководителя;
• при необходимости – отметка о его согласовании с профсоюзной организацией;
• подтверждение ознакомления всех заинтересованных лиц.

К важным внутренним документам организации относятся журналы контроля и учета. В этих официальных документах отражается ход работы и соблюдение рабочего плана. Также в них учитывается порядок соблюдения правил безопасности на производстве.

Кроме того, в учетных журналах регистрируются все кадровые документы, издаваемые руководством компании.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Как регистрировать кадровые документы

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

• Журнал регистрации личных карточек.
• Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
• Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Рекомендуем прочесть:  Амнистия по ст 159 ч 4 ук рф в 2020 году

Инструкция по заполнению больничного листа в 2020 году

Для каждой из компаний в листке нетрудоспособности отведены свои поля для внесения данных. Сотрудник, на имя которого составляется бланк, не вносит в него никаких сведений. Основная задача работника, утратившего работоспособность, получить заполненную форму в медицинском учреждении и передать ее работодателю.

• станций скорой помощи и переливания крови;
• приемные отделения больничных учреждений, бальнеологических лечебниц и грязелечебниц;
• медицинских организаций специального назначения (центры медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судмедэкспертов);
• учреждений здравоохранения по защиты прав потребителей.

Все данные в бланк вносятся или машинным способом, или печатными заглавными буквами. При этом используется перьевая, гелевая или капиллярная ручка черного цвета. Недопустимо внесение данных шариковой ручкой, исправления, помарки и ошибки.

https://www.youtube.com/watch?v=wGa3SVSIcFU

К проведению таких работ допускаются только специалисты, имеющие соответствующий разряд и прошедшие специальный инструктаж и проверку.

Унифицированная форма журнала учетатаких работ утверждена приказом №328н Минтруда РФ от 24.07.2013 года. В случаях, когда основанием для проведения работ является заказ-наряд, в журнале заполняются все графы.

Когда основанием является распоряжение, графу 2 следует оставлять пустой.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве — СИЗ, нормы, инструкции

13:00, 03 октября 2013 2   20   6117

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

•   локальные акты,
•   договоры,
•   приказы,
•   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

• Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
• Кадровое делопроизводство — журналы учета
• Журналы
• Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
• Документы предприятия службы
• Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.

Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

  Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;- журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;- журнал выдачи справок по личному составу;- журнал учета больничных листов;- журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.

  Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.

  Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

  Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов