Смена Фамилии После Замужества Кадровые Документы 2020

Кадры смена фамилии после замужества документы 2020

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Кадры смена фамилии после замужества документы 2020». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы.

Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта.

Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника.

В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем.

С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя.

В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2020 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2020 г. по делу № А53-10287/2013).

Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах?

По мнению многих специалистов не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Сторонники приводимой точки зрения полагают, что аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст.

72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

В случае смены фамилии подать заявление на оформление нового полиса ОМС необходимо в течение 30 дней с момента изменения персональных данных (т.е. со дня регистрации брака).

К сожалению, страховую компанию придется посещать лично: возможность подачи заявления на выдачу нового документа в онлайн-режиме не предусмотрена.

Контактные данные страховой компании указаны на действующем полисе. С собой необходимо взять:

Если в конце 90-х девушке достаточно было получить новый паспорт и водительские права, то сегодня после получения свидетельства о браке придется поменять СНИЛС, медицинский полис ОМС (обязательного медицинского страхования) и ДМС (добровольного медицинского страхования, при его наличии), ИНН, банковские карты и документы, дающие право управления автомобилем (права и свидетельство регистрации транспортного средства — техпаспорт).

Куда обращаться?

Если женщина решает взять фамилию мужа, законом отводится 30 дней на оформление нового паспорта (отсчет начинается со дня регистрации брака).

До недавнего времени заменой паспортов занималось Федеральная Миграционная служба, а с 2020 года эти функции выполняет Управление по вопросам миграции МВД РФ.

Также подать заявление на получение паспорта в связи с изменением фамилии после замужества можно в МФЦ.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Ситуация первая: смена фамилии

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

А вот при желании сменить данные на данные, допустим, настоящего биологического отца — при условии, что в свидетельстве о рождении стоит фамилия другого человека, — будет сложнее. Может потребоваться доказательство родства или документальное подтверждение факта признания отцовства.

Как поменять фамилию в паспорте в 2020 году: документы, порядок действий

Здравствуйте! Если Вы имеет в виду, госпошлину за смену паспорта, то ее размер 300 р. Если речь идет об услуге органов ЗАГСа, то есть имеет место ситуация, когда в момент оформления развода, Вы не изъявили желание сменить фамилию, а сейчас — хотите, то госпошлина составит 1600 рублей.

Когда могут отказать в данной процедуре?

В последнее время данная процедура существенно ускорилась, в связи с чем получить свидетельство, подтверждающее присвоение новых данных, можно не более, чем через две недели с момента подачи соответствующего заявления.

Основанием для написания заявления работником будет являться новый паспорт и свидетельство о смене фамилии, которое нужно оформить по существующему в организации порядку, так как особых требований к заявлению нет, его можно написать как в рукописном, так и в печатном виде. Обычно, рекомендуется писать заявление по следующей форме:

Ответ: Заявление о смене фамилии должно быть обосновано (паспортом и его копией, свидетельством о смене фамилии и его копией).

При получении нового паспорта, замену которого необходимо произвести в течение 30 дней со дня получения свидетельства о смене фамилии, работник должен также приложить свидетельство и оформить заявление.

Законодательство не регулирует сроки подачи заявления на смену фамилии, поэтому с заявлением к работодателю стоит обратиться в день получения нового паспорта, но можно и в любое время. Важно, чтобы это не привело к искажению информации в отчетных документах (например, 2-ндфл также важную роль играет и для работодателя).

Основание для оформления смены фамилии в документации организации

Получив от работника заявление на смену фамилии, копии документов в виде приложения к заявлению, формируется приказ о смене фамилии и уже на основании приказа вносятся изменения в документы организации, относящиеся к работнику.

Работник самостоятельно меняет ИНН, СНИЛС, Медицинский полис. Их копии с обновленной информацией тоже нужно предоставить работодателю, для того, чтобы в личном деле не было искаженной информации.

В трудовой договор вносятся изменения посредством заключения дополнительного соглашения.

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имен и ст. 30, п. 1 ст. 38, ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Кадровая часть работы

Смена Фамилии После Замужества Кадровые Документы 2020

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две.

Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания).

Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Смена фамилии после замужества кадровые документы 2020

• Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.
• Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов.
• Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.
• Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Смена фамилии после замужества: какие документы менять

В случае смены фамилии подать заявление на оформление нового полиса ОМС необходимо в течение 30 дней с момента изменения персональных данных (т.е. со дня регистрации брака).

К сожалению, страховую компанию придется посещать лично: возможность подачи заявления на выдачу нового документа в онлайн-режиме не предусмотрена.

Контактные данные страховой компании указаны на действующем полисе. С собой необходимо взять:

Важно: нарушение сроков оформления паспорта на новую фамилию является административным нарушением и карается штрафом в размере от 2000 до 3000 рублей (в соответствии с ч. 1 ст. 19.15 КоАПП РФ). В невыгодном положении оказались жители Москвы и Санкт-Петербурга: размер штрафа в этих городах составит от 3000 до 5000 рублей.

Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Итак, при смене имени Ф. Рассмотрим более подробно процедуру каждого из перечисленных этапов. С момента предоставления работником документов о смене фамилии все первичные документы предпринимателя, в которых указываются данные работника, оформляются на новую фамилию работника. Основанием для этого будет служить факт предоставления работодателю следующих документов:.

Поэтому при смене имени Ф. Такое заявление должно быть подано физлицом не позднее месяца со дня возникновения указанных изменений т. Карточка плательщика налогов, содержащая прежние данные физлица, сдается им в орган ГНС, а взамен нее в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявления выдается новый документ, удостоверяющий регистрацию физического лица в ГРФЛ, с учетом проведенных изменений.

Какие документы нужно менять при смене фамилии при замужестве в 2020 году

Замена СНИЛС производится бесплатно. Что касается сроков замены, то в отделении ПФР вам выдадут новый документ сразу же. Если вы подаёте заявление на замену СНИЛС в связи со сменой фамилии в МФЦ, срок ожидания составит 5 дней.

1. Ваш паспорт со старой фамилией.
2. Копия свидетельства о рождении – требуется не всегда, но попросить её для сверки даты рождения могут.
3. Копия свидетельства о браке – иногда на практике требуют оригинал этого документа.
4. Копия свидетельства о рождении для каждого вашего ребёнка младше 14 лет – если дети такого возраста у вас имеются. Они ещё не имеют собственного паспорта, поэтому вписываются в паспорта родителей.
5. Две фотографии формата 3,5х4,5 см – допускаются как цветные, так и черно-белые. Фотографии должны отвечать определённым требованиям к ним.

Смена фамилии работника: порядок внесения изменений

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

• свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
• новый паспорт лица;
• СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

• заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
• опись документов (форма АДВ-6);
• старое свидетельство работника;
• копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2019 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.